So funktioniert die Vertragsfunktion in Promotionbasis
Überblick: Was kann die Vertragsfunktion?
- Befristete und unbefristete Arbeitsverträge aus Systemvorlagen erstellen
- Vorlagen per KI/Chat generieren lassen
- Per E-Mail versenden – der Empfänger unterschreibt per Link auf jedem Gerät
- 2 Signatur-Stufen: AES und QES (qualifizierte Signatur, gesetzlich gleichwertig zur handschriftlichen Unterschrift)
- Automatische Archivierung – signiertes PDF mit Zeitstempel und Audit-Trail
Schritt 1: Vertragsfunktion öffnen
Melden Sie sich in Ihrem Promotionbasis-Account an. In der linken Navigationsleiste finden Sie die Funktion: „Verträge / staffSign".
Der Bereich gliedert sich in zwei Abschnitte:
- Vertragsvorlagen – Systemvorlagen einsehen oder neue Vorlage anlegen
- Verträge – alle erstellten Verträge einsehen und Status verfolgen
Schritt 2: Vertrag erstellen
Sie haben drei Wege, einen Vertrag zu erstellen:
Option A: Über eine Vertragsvorlage
- Wechseln Sie in den Bereich „Vertragsvorlagen"
- Wählen Sie eine Systemvorlage aus der Liste
- Klicken Sie in der Zeilenaktion auf „Vertrag erstellen"
Option B: Klicken Sie direkt im Bereich „Verträge" oben rechts auf den Button „+ Neuer Vertrag".
Option C: Vom Kandidaten ausgehend
Öffnen Sie in der linken Navigationsleiste „pbSearch / Kandidaten". Über die Zeilenaktion eines Profils können Sie ebenfalls einen Vertrag erstellen. Die Kandidatendaten werden automatisch in den Vertrag übernommen.
In allen Fällen öffnet sich eine Maske mit 5 Schritten:
1) Auswahl
- Optional: Vertragsempfänger aus Ihren Kandidaten wählen
- Optional: Vertrag mit einer Stellenanzeige verknüpfen
- Signatur-Level wählen: AES oder QES
Tipp: Das Signatur-Level ist nicht mit der Vertragsvorlage verknüpft und muss bei jedem Vertrag bewusst gewählt werden. Achten Sie darauf, die für Ihren Vertragstyp passende Stufe zu wählen. Mit QES sind Sie immer auf der sicheren Seite – als höchstes Signatur-Level eignet es sich für alle Vertragsarten.
2) Vertragsersteller (Vertragspartei 1)
- Daten Ihres Unternehmens als Vertragspartei eingeben.
3) Vertragsempfänger (Vertragspartei 2)
- Daten des Vertragsempfängers eingeben. Wurde im ersten Schritt der Maske bereits ein Kandidat gewählt, sind die Felder vorab ausgefüllt.
4) Vertragsdaten
- Beschäftigungsart (befristet / unbefristet), Arbeitszeit und Vertragsbedingungen hinterlegen.
5) Zusammenfassung
- Alle Daten prüfen, Buchungs- und Preisübersicht einsehen, abschließend auf den Button „Vertrag erstellen" klicken.
Hinweis: Ein Vertrag kann nur erstellt werden, wenn alle Platzhalter der gewählten Vorlage mit Werten befüllt sind. Fehlen Angaben, erscheint im letzten Schritt eine Fehlermeldung. Prüfen Sie daher alle Pflichtfelder, bevor Sie auf „Vertrag erstellen" klicken.
Was passiert nach dem Versenden?
- Der Vertrag wird zum Signatur-Service übermittelt.
- Der Vertragsempfänger erhält eine E-Mail mit dem Link zum Unterschreiben.
- Nach der Unterschrift des Vertragsempfängers werden Sie benachrichtigt.
- Nach Ihrer Unterschrift erhalten beide Parteien das signierte Dokument.
Signatur-Status verfolgen
Im Bereich „Verträge" sehen Sie den aktuellen Status jedes Vertrags:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Versendet | E-Mail zugestellt, Empfänger hat noch nicht geöffnet |
| Geöffnet | Empfänger hat das Dokument geöffnet |
| Unterschrieben | Signatur wurde gesetzt |
| Abgeschlossen | Alle Unterschriften vorhanden, PDF verfügbar |
| Abgelaufen | Vertrag wurde nicht rechtzeitig unterschrieben |
| Storniert | Vertrag wurde storniert |
Wenn ein Empfänger nicht reagiert, können Sie per Klick eine Erinnerungs-E-Mail versenden.
Signatur-Level im Überblick
Die Vertragsfunktion unterstützt zwei Signatur-Stufen: AES und QES.
AES (Fortgeschrittene elektronische Signatur) eignet sich für unbefristete Arbeitsverträge und alle Verträge, bei denen keine gesetzliche Schriftformerfordernis gilt. Sie bietet eindeutige Zuordnung des Unterzeichners, Manipulationsschutz und ist zertifikatsbasiert.
QES (Qualifizierte elektronische Signatur) ist rechtlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt (§ 126a BGB, Art. 25 eIDAS) und die richtige Wahl bei befristeten Arbeitsverträgen: Nach § 14 Abs. 4 TzBfG ist die Schriftform für Befristungen gesetzlich vorgeschrieben. Fehlt sie, gilt die Befristung als unwirksam. Bei QES muss sich der Vertragsempfänger einmalig per eID oder Videoident identifizieren. Das läuft direkt im Signaturprozess ab und dauert ca. 5-10 Minuten. Bei künftigen Verträgen mit derselben Person entfällt die erneute Identifikation.
Hinweis: Welche Signatur-Stufe für Ihren konkreten Vertrag rechtlich erforderlich ist, hängt vom Vertragstyp und den anwendbaren Gesetzen ab. Für die rechtliche Einschätzung im Einzelfall empfehlen wir die Rücksprache mit Ihrem Anwalt oder Steuerberater.
Vertragsvorlagen
Im Bereich „Vertragsvorlagen" finden Sie Systemvorlagen für die gängigsten Beschäftigungsarten:
| Vertragstyp | Beschäftigungsform |
|---|---|
| Arbeitsvertrag (befristet / unbefristet) | Vollzeitbeschäftigung |
| Teilzeitarbeitsvertrag (befristet / unbefristet) | Teilzeitbeschäftigung |
| Minijob-Arbeitsvertrag (befristet / unbefristet) | Geringfügige Beschäftigung |
| Midijob-Arbeitsvertrag (befristet / unbefristet) | Beschäftigung im Übergangsbereich |
| Werkstudentenvertrag (befristet / unbefristet) | Immatrikulierte Studierende |
| Praktikantenvertrag | Freiwilliges / Pflichtpraktikum |
| Kurzfristige Beschäftigung | Einssätze bis 70 Arbeitstage/Jahr |
Neue Vorlagen anlegen: Klicken Sie auf „+ Neue Vertragsvorlage" oder generieren Sie eine Vorlage direkt per KI/Chat. Beschreiben Sie dazu Ihren Bedarf und die Vorlage wird automatisch erstellt.
Häufige Fragen (FAQ)
Kann ich einen Vertrag stornieren?
Ja, solange der Vertrag noch nicht vollständig unterschrieben ist. Stornierte Verträge werden nicht berechnet.
Wie lange ist ein Signatur-Link gültig?
Standardmäßig 14 Tage. Nach Ablauf können Sie den Vertrag mit einem neuen Versand erneuern.
Was ist der Unterschied zwischen AES und QES?
AES reicht für die meisten unbefristeten Arbeitsverträge. QES ist erforderlich, wenn das Gesetz die Schriftform verlangt, insbesondere bei befristeten Arbeitsverhältnissen nach § 14 Abs. 4 TzBfG. Für die Einschätzung im Einzelfall empfehlen wir Rücksprache mit Ihrem Arbeitsrechtler.
Sind die Daten sicher?
Ja. Alle Daten werden DSGVO-konform auf deutschen Servern gespeichert. SSL 256-Bit-Verschlüsselung, lückenloser Audit-Trail, keine Weitergabe an Dritte.
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