Digitale Verträge in Promotionbasis: Arbeitsverträge mit Promotern jetzt digital abschließen

Was beinhaltet die neue Vertragsfunktion in Promotionbasis?

Wer regelmäßig mit Promotern, Messepersonal oder kurzfristig Beschäftigten arbeitet, kennt das Problem: Verträge müssen gedruckt, unterschrieben, eingescannt und archiviert werden – oft kurz vor dem Einsatz, manchmal unter erheblichem Zeitdruck.

Das ändert sich mit der neuen Vertragsfunktion. Befristete und unbefristete Arbeitsverträge lassen sich jetzt vollständig digital abwickeln – direkt in Ihrem Promotionbasis-Account:

• Befristete und unbefristete Verträge in Minuten erstellen
• Über 10 Vertragsvorlagen für gängige Beschäftigungsarten (Minijob, Midijob, Teilzeit, kurzfristige Beschäftigung u.a.)
• Eigene Vorlagen hochladen oder per Chat/KI generieren lassen
• Bewerber-Stammdaten aus Promotionbasis werden automatisch übernommen – kein manuelles Eintippen
• Vertrag per E-Mail versenden; Unterzeichner unterschreibt per Link auf dem Smartphone
• Signiertes PDF mit Zeitstempel und Audit-Trail sofort verfügbar
• DSGVO-konform, Datenspeicherung auf deutschen Servern

Rechtliche Grundlage und Signatur-Level

Befristete Arbeitsverträge müssen schriftlich abgeschlossen werden – so schreibt es § 14 Abs. 4 TzBfG vor. Fehlt die Schriftform, gilt die Befristung als unwirksam und der Vertrag automatisch als unbefristet.

Die Vertragsfunktion unterstützt dafür zwei Signatur-Stufen nach eIDAS-Verordnung:

• AES (Fortgeschrittene Elektronische Signatur): Für Verträge ohne gesetzliche Schriftformerfordernis – eindeutige Identifikation des Unterzeichners, fälschungssicher.
• QES (Qualifizierte Elektronische Signatur): Der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt (§ 126a BGB) – erforderlich bei befristeten Verträgen nach § 14 TzBfG. Erfordert eine einmalige Identifikation des Unterzeichners (per eID oder Videoident).

Das Signatur-Level ist in den Einstellungen konfigurierbar. Für die rechtliche Einschätzung im Einzelfall empfehlen wir die Rücksprache mit Ihrem Anwalt oder Steuerberater.

Für welche Einsatzbereiche eignet sich die Vertragsfunktion?

Die Vertragsfunktion unterstützt alle gängigen Vertragsformen – ob unbefristete oder befristete Arbeitsverträge, Minijobs, Midijobs, Werkstudentenverträge, Praktika und mehr. Die folgenden Szenarien zeigen typische Einsatzfälle:

Kurzfristiger Einsatz – Vertrag in Minuten

Sie buchen morgen einen Promoter für einen Messestand. Der Vertrag muss heute noch unterzeichnet werden – kein Drucker in der Nähe, keine Zeit.

Mit der Vertragsfunktion versenden Sie den Vertrag per Klick. Ihr Promoter erhält eine E-Mail, öffnet den Link auf dem Smartphone und unterschreibt digital. Das signierte Dokument liegt sofort in Ihrem System vor – ohne Papierchaos, ohne Wartezeit.

Saisonale Verstärkung – viele Verträge, wenig Aufwand

Im Eventgeschäft und bei Messen entstehen innerhalb kurzer Zeit viele Beschäftigungsverhältnisse gleichzeitig. Die automatische Übernahme von Stammdaten aus Promotionbasis reduziert den manuellen Aufwand erheblich – Sie erstellen mehrere Verträge in einem Bruchteil der Zeit.

Befristete Verträge – rechtlich auf der sicheren Seite

Bei befristeten Arbeitsverhältnissen gilt: Ohne Schriftform ist die Befristung unwirksam – der Vertrag gilt dann automatisch als unbefristet. Die Vertragsfunktion stellt sicher, dass befristete Verträge rechtsgültig unterzeichnet werden können – direkt in der Plattform, ohne Medienbruch.

Was kostet ein Vertrag?

Kein Abo, keine Grundgebühr. Sie zahlen nur für tatsächlich abgeschlossene Verträge.

So nutzen Sie die Vertragsfunktion

Das Feature ist direkt in Ihrem Promotionbasis-Account verfügbar – keine Installation, kein Update. Die Vertragsfunktion finden Sie nach dem Login in der linken Navigationsleiste unter dem Menüpunkt „Verträge / staffSign". Von dort aus wählen Sie eine Vorlage, hinterlegen die Vertragsdaten und versenden – Ihr Kandidat unterschreibt per Link, Sie werden benachrichtigt und können ebenfalls digital unterzeichnen.

Eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie in unserem Hilfeartikel.

Ausblick: staffSign als eigenständiger Service

Die Vertragsfunktion in Promotionbasis ist der erste Schritt. Wir entwickeln staffSign – powered by Promotionbasis als eigenständigen Service – für Unternehmen und Agenturen, die digitale Vertragsunterschriften auch außerhalb von Promotionbasis nutzen möchten, mit API, MCP-Server und noch mehr Vorlagen. Dazu bald mehr.