Ist Digitalisierung nur ein Trend?

Warum Sie weiter in die Digitalisierung Ihrer Events investieren sollten

Sicherlich haben auch Sie angefangen, Ihre Veranstaltungen zu digitalisieren, um Besucher während der Pandemie nicht zu verlieren und um gegebenenfalls neue Besucher gewinnen zu können. Jedoch werden die Einschränkungen nicht für immer andauern und eines Tages wird es wieder möglich sein, tausende von Menschen live vor Ort zu Ihrer Veranstaltung einzuladen. Dabei kommt die Frage auf, ob es sich unter diesen Bedingungen überhaupt lohnt, langfristig in digitale Maßnahmen zu investieren. Werden Besucher bzw. Kunden Ihr Online-Angebot überhaupt nutzen, wenn die Beschränkungen aufgehoben werden und sie wieder vor Ort dabei sein können? Oder sollten Sie lieber in Maßnahmen investieren, die Ihre Veranstaltungen vor Ort noch besser machen, sobald wieder viele Menschen in einer Halle bzw. auf einem Messegelände versammelt sein können?

Am besten ist es, wenn Sie sich auf sogenannte hybride Situationen vorbereiten, denn dies wird voraussichtlich das Modell sein, das uns noch lange Zeit begleiten wird. Viele Menschen sind durch die Pandemie vorsichtiger geworden und möchten trotz vollständiger Impfung und der Möglichkeit, sich testen zu lassen, die Gefahr einer Ansteckung reduzieren. In den Nachrichten werden immer wieder Fälle gemeldet, bei denen nur getestete und geimpfte Personen zu Events zugelassen wurden und diese Events trotz aller Vorsichtsmaßnahmen zu großen Covid-19-Ausbrüchen geführt haben. Besonders Menschen, die zur Risikogruppe gehören, werden auch dann, wenn die Regierung alle Beschränkungen für die Veranstaltungsbranche aufgehoben hat, lieber vorsichtiger sein und bevorzugt an Messen und anderen Veranstaltungen aus sicherer Entfernung teilnehmen wollen.

Wenn Sie diese Personen nicht als Besucher und Kunden verlieren möchten, sollten Sie also unbedingt weiter in die Digitalisierung Ihrer Veranstaltungen investieren. Viele Personen sind durch die Pandemie bezüglich der Ansteckungsgefahr empfindlicher geworden und selbst wenn Covid-19 eines Tages keine große Rolle mehr spielt, wird es vermutlich noch Jahre lang Auswirkungen auf das Verhalten der Bevölkerung haben, besonders was Veranstaltungen in den kalten Monaten betrifft.

So digitalisieren Sie Ihre Events: Von der Ankündigung auf Social Media bis zum Livestream auf YouTube und Zoom

Wenn Sie ein großes Event oder eine Messe planen und diese digital anbieten möchten, müssen Sie dies natürlich zuvor ankündigen, damit möglichst viele Besucher dabei sind. Eine große Rolle spielen dabei die sozialen Medien. Je nachdem, ob zu Ihrer Zielgruppe viele junge Leute oder eher Personen ab Mitte 30 zählen oder ob es sich um eine gemischte Zielgruppe handelt, sollten Sie Ihre Events mindestens sechs Monate im Voraus auf mindestens einer Social-Media-Plattform posten. Handelt es sich um eine Veranstaltung für junge Leute, eignen sich vor allem Videos und Posts auf TikTok und Instagram, bei einer älteren oder gemischten Zielgruppe ist Facebook unverzichtbar, wobei eine Kombination aus mehreren Plattformen am besten ist. Posten Sie in regelmäßigen Abständen, z. B. jeden Mittwoch, Bilder und Videos von der anstehenden Veranstaltung und laden Sie die Personen zu einer Diskussionsrunde bzw. Unterhaltung ein. Besonders gut kommen Gewinnspiele an. Sollte es bei Ihrem Event möglich sein, bieten Sie am Tag bzw. während des Zeitraums der Veranstaltung die Möglichkeit zur aktiven Teilnahme an und informieren Sie potentielle Besucher rechtzeitig per Social Media über diese Möglichkeit.

Falls Sie Ihr Event über die Plattform Zoom anbieten, können Sie mehrere Räume einrichten, in denen über verschiedene Themen diskutiert werden können. Oder bieten Sie den Zuschauern die Möglichkeit, Fragen zu stellen oder sich zu äußern. Das kommt immer gut an!

Neben der Arbeit mit Social Media, können Sie Einladungen zu Ihrem Event auch über Google Ads oder über Ihren Newsletter verschicken. Weisen Sie immer auf Ihre Homepage hin und bieten Sie dort ebenfalls die Möglichkeit an, sich über ein Formular für die Veranstaltung anzumelden. Ihre Veranstaltung können Sie über verschiedene Anbieter live streamen, am bekanntesten sind Zoom, Big Blue Button und YouTube, aber auch ein Stream über Facebook und Instagram ist möglich. Sollte Ihre Veranstaltung für eine gemischte oder ältere Zielgruppe gedacht sein, ist es wichtig, dass Sie auch offline Werbung machen, z. B. über das Radio, das Fernsehen, Plakate und Anzeigen in Zeitungen.

Auch Buchungsprozesse von Promotern oder anderem Personal sowie die komplette Planung von Promotion-Aktionen wie Verkostungen, Sampling oder Merchandising können weitestgehend digitalisiert werden. Hierbei kann Sie Personalplanungssoftware wie z. B. iPM_Promotion unterstützen, die alle Funktionen für die effektive und erfolgreiche Durchführung von Promotionaktionen, Messen und anderen Veranstaltungen vereint. Job-Inserate können Sie problemlos bei Promotionbasis einstellen und somit über 160.750 Jobsuchende der Promotion-, Messe- und Event-Branche erreichen.

Chancen und Risiken von digitalen Events

Online-Veranstaltungen bieten große Vorteile. Abgesehen von den gesundheitlichen Aspekten, wie z. B. der Ansteckungsgefahr oder das Fernbleiben von einer Veranstaltung wegen Krankheit oder Verletzungen, ist eine Online-Veranstaltung eine große Chance für Sie, Besucher aus dem Ausland anzulocken. Denn viele Personen, besonders junge und ältere Leute, haben oft nicht die finanziellen Mittel, um zu Ihrer Veranstaltung zu reisen. Findet Ihr Event hingegen online statt, können diese Personen problemlos von zu Hause aus teilnehmen.

Doch es gibt auch Risiken, die Sie beachten müssen. Das Internet ist nicht immer berechenbar und wenn zu viele Personen gleichzeitig versuchen, an einer Online-Veranstaltung teilzunehmen, könnte das System zusammenbrechen und es kann zu kostspieligen Verzögerungen kommen. Ein weiteres Risiko besteht darin, dass Hacker versuchen könnten, Ihre Veranstaltung zu hacken und lahm zu legen, z. B. weil sie gegen Ihre Veranstaltung sind oder um Sie zu erpressen. Zudem kann es sein, dass Sie treue Besucher verlieren, weil diese Sorge davor haben, dass ihre Daten gestohlen werden könnten. Um das Risiko von **Datenklau und Hackerangriffen **zu reduzieren, sollten Sie sich rechtzeitig von Experten beraten lassen und diese gegebenenfalls damit beauftragen, für die Sicherheit Ihres Online-Events zu sorgen. Achten Sie zudem darauf, dass das Gerät, mit dem Sie Ihre Veranstaltung live übertragen, einen aktuellen Virenschutz hat.

Tipps zur Digitalisierung Ihrer Promotion-Aktionen

Sie haben verschiedene Promotion-Aktionen geplant und möchten diese nun online umsetzen? Damit es möglichst gut gelingt und viele Personen erreicht, haben wir einige Tipps für Sie.

1. Integrieren Sie Gewinnspiele! Wenn Menschen die Chance haben, etwas Großartiges zu gewinnen, werden Sie mehr Interesse an Ihrem Event haben.
2. Bieten Sie die Möglichkeit zum Austausch unter den Besuchern an, z. B. indem Sie mehrere Räume zu unterschiedlichen Themen öffnen oder einen Chat anbieten. Lassen Sie diese ggf. von einem Experten zum Thema leiten.
3. Verlassen Sie sich niemals auf eine einzige Plattform, sondern kümmern Sie sich darum, dass Sie Ihr Event auf mehreren Plattformen gleichzeitig streamen können (z. B. YouTube, Instagram, Facebook und Zoom) und nutzen Sie mehrere Plattformen zur Ankündigung Ihres Events.
4. Begeistern Sie Influencer und Blogger schon mehrere Monate vor der Ankündigung Ihres Events und arbeiten Sie mit diesen bei verschiedenen Aktionen zusammen.
5. Zeigen Sie den Besuchern deutlich, dass jede einzelne Meinung und jeder Verbesserungswunsch hilfreich ist und bieten Sie den Besuchern eine Chance zum Feedback an. Immerhin haben Sie noch nicht viele digitale Veranstaltungen und Promotion-Aktionen organisiert und wenn Sie auf Fehler hingewiesen werden, die Sie selber nicht bemerkt haben, werden Sie zukünftig mehr Erfolg haben. Kombinieren Sie die Möglichkeit zum Feedback gerne mit einem weiteren Gewinnspiel.