Prozessoptimierung in Promotionagenturen

Es gibt daher viele Gründe, interne Agenturprozesse zu überdenken: Mitarbeiterunzufriedenheit aufgrund von langen Rückmeldezeiten von Promotern und viel manueller Datenerfassung, eine Krise, die die gängigen Prozesse in der Form nicht mehr möglich macht oder ein Inhaberwechsel. Wir möchten Ihnen Tipps geben, wie Sie Ihre Prozesse rund um die Aktionssteuerung effizienter und einfacher gestalten.

Ziele festlegen

Die Prozessoptimierung in Promotionagenturen ist keine einmalige Aktion. Viel eher ist es ein fortlaufender Prozess, hinter dem eine Zielsetzung steht. Sie sollten sich vorab Gedanken machen, welche Ziele Sie mit einer Prozessoptimierung in Ihrer Promotionagentur verfolgen möchten.

Mögliche Optimierungs-Ziele könnten folgende sein:

• Reduzierung fehlender oder veralteter Daten in der Personalverwaltung
• Vermeiden von Überbuchungen oder Doppelbuchungen bei Aktionen
• Automatisierung von Buchungsprozessen
• Mehr Nachhaltigkeit durch papierlose Prozesse, wie z. B. bei der Vertragserstellung, Dokumentenablage, etc.
• Automatisierung von wiederkehrenden täglichen Benachrichtigungen
• Verbesserung in der Kommunikation mit Promotern und Kunden
• Einheitliche Dokumentation von Aktions-Reportings
• Vereinfachung und Automatisierung von Einsatz-Abrechnungsprozessen
• Steigerung der Promoter-/Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung

IST-Situation analysieren

In vielen Agenturen stimmt die theoretische Prozessbeschreibung nicht mit der praktischen Ausführung des täglichen Arbeitens überein. Dies kann zurückzuführen sein auf unzureichende Einarbeitung aufgrund mangelnder Zeit der Mitarbeiter oder auch schlicht auf die Gewohnheiten der Mitarbeiter. Wichtig ist hierbei, die momentane Situation samt der Arbeitsabläufe zu dokumentieren. Wie laufen Absprachen mit Promotern in der Praxis? Welche Abläufe bezüglich der Buchung eines Promoters können beschleunigt werden? Wo können Agenturmitarbeiter entlastet werden? Wie dokumentieren wir die Einsatzplanung bei Verkostungen, Sales Promotion, etc.?

Promoter A hat sich sowohl für die Verkostungsaktion beworben als auch für die Messe, deren Termine sich überschneiden. Promoter B kann nur an vier Terminen der Sales-Promotion-Aktion teilnehmen. Promoter C ist für die nächsten drei Monate zu jeder Zeit verfügbar. Viele Informationen müssen berücksichtigt werden, die schnell sehr aufwendig und unübersichtlich werden können. Was in kleinen Agenturen noch problemlos mit Excel-Dateien funktioniert, wird mit zunehmender Agenturgröße und Auftragslage immer unübersichtlicher. Eine Softwarelösung, die diese Prozesse einheitlich automatisiert, schafft hier Abhilfe und die nötige Kontrolle über die Aktionssteuerung.

Schleppende Prozesse identifizieren

Der Alltag in vielen Promotionagenturen ist geprägt von zeitraubendem Papierkram und manuellen Tätigkeiten, wie z. B. Verträge mit Promotern erstellen und archivieren, Reportings nach Promotion-Aktionen digitalisieren oder Personaldaten anlegen und pflegen. Mühselige Aufgaben, welche die Mitarbeiter enorm viel Zeit kosten und die Gefahr von Fehlern bergen.

Wie identifizieren Sie nun am besten schleppende Prozesse in der Aktionssteuerung? Mit Hilfe der IST-Analyse Ihrer Prozesse und Agenturabläufe können Sie sich überlegen, welche Arbeitsschritte viel Zeit und Mühe kosten. Welche Prozesse erfüllen nicht Ihre Erwartungen und die Ihrer Mitarbeiter? Wo können Arbeitsschritte beschleunigt werden? Wie funktioniert die Kommunikation mit Kunden? Wie lassen sich Prozesse automatisieren?

Mit verschiedenen Methoden, wie z. B. Mindmaps, Brainstorming oder anderen, lassen sich die verschiedenen Prozesse sammeln, dokumentieren und zusammenfassen. Auf diese Weise können Sie Ihre Prozesse zur besseren Übersicht visualisieren und Vorschläge für Verbesserungen sammeln. Methoden, wie Kaizen/KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess) oder 5S-Methode, helfen bei der regelmäßigen Analyse und Verbesserung von Prozessen. Je nach Ziel kann eine Methode gewählt werden. Ebenso bildet eine Kombination aus mehreren Tools und Methoden eine optimale Grundlage für eine gelungene Prozessoptimierung.

Neue Prozesse umsetzen

Haben Sie sämtliche Prozesse zusammengetragen, ist nun der Schritt in Richtung Umsetzung zu gehen. Wie optimieren Sie am besten einzelne Prozesse? In der immer fortschreitenden digitalisierten Arbeitswelt ist es sinnvoll, einige Agenturprozesse zu automatisieren, um Mitarbeiter zu entlasten und auch Fehler zu vermeiden. Hilfreich sind dabei Softwarelösungen, wie z. B. iPM_Promotion, oder verschiedene Tools, die den Agenturalltag erleichtern.

Die Einführung einer Software mit einer einheitlichen Oberfläche, die jedem Mitarbeiter alle benötigten Informationen rund um Planung, Durchführung und Auswertung von Aktionen zur Verfügung stellt, verkürzt Kommunikationswege, bietet eine optimale Übersicht und hilft bei der Optimierung vieler Agenturprozesse. Hier kann z. B. mit verschiedenen Status gearbeitet oder Prozessfortschritte farblich gekennzeichnet werden.

Denken Sie digital

Die Promoter erstellen ihre Berichte direkt auf einem Tablet oder Smartphone und laden dazu Bilder oder andere Dokumente in das Programm hoch. Das Programm benachrichtigt automatisch Agenturmitarbeiter oder den Kunden per E-Mail über die abgeschlossene Aktion. Eine Zeitersparnis für Ihre Mitarbeiter. Denn hier entfallen z. B. die Zwischenschritte der nachträglichen Digitalisierung der Berichte und auch das Benachrichtigen des Kunden über die erfolgreiche Beendigung der Aktion.

Eine weitere Möglichkeit der Prozessoptimierung wäre die Standardisierung von wiederkehrenden Abläufen, wie z. B. das Informieren von Promotern über bevorstehende Aktionen. Hierbei kann man gut mit vordefinierten Vorlagen arbeiten. Mit einer Softwarelösung können Sie auch über automatische Benachrichtigungsfunktionen steuern, wann wer welche Information bekommt.

Lassen Sie sich von unseren Tipps inspirieren und halten Sie bei der Umsetzung auch immer Ihre definierten Ziele vor Augen, sodass Sie, Ihre Mitarbeiter und Ihre Kunden mit den neuen Abläufen stets zufrieden sind.