Catering-Personal finden: Agentur mieten oder selbst inserieren?

Wer jetzt nach zusätzlichem Catering-Personal sucht, stößt schnell auf Personaldienstleister und Zeitarbeitsfirmen, über die sich Service- und Eventpersonal buchen lässt. Das kann eine gute Lösung sein. Es gibt aber noch einen anderen Weg: selbst eine Stellenanzeige schalten und passende Kräfte direkt einstellen.

Welche Variante besser zum eigenen Betrieb passt, hängt vor allem davon ab, wie kurzfristig Personal benötigt wird, wie häufig zusätzlicher Bedarf entsteht und wie viel Zeit man selbst in die Auswahl investieren möchte. Wir schauen uns beide Möglichkeiten genauer an.

Welches Personal wird bei Catering-Events gebraucht?

Kaum eine Veranstaltung gleicht der anderen und entsprechend unterschiedlich fällt auch der Personalbedarf aus. Besonders häufig werden Servicekräfte für den Ausschank und das Servieren gesucht. Hinzu kommen Küchenhilfen, die bei der Vor- und Zubereitung oder in der Spülküche unterstützen. Je nach Veranstaltung werden außerdem Barpersonal sowie Helfer für den Auf- und Abbau benötigt. Bei größeren Events kommt oft noch Aufbau- und Abbauhilfe dazu, die zeitlich klar vom eigentlichen Servicepersonal abgegrenzt ist.

Anders als im klassischen Restaurantbetrieb wird dieses Personal häufig nicht dauerhaft gebraucht. Mal steht eine große Firmenfeier an, mal mehrere Veranstaltungen an einem Wochenende und dann wieder einige Wochen deutlich weniger.

Genau diese Schwankungen machen die Personalplanung für Catering-Unternehmen und Eventlocations anspruchsvoll: Zusätzliche Kräfte müssen oft kurzfristig und gezielt für einzelne Einsatztage gefunden werden.

Catering-Personal finden: Welche Möglichkeiten gibt es?

Wenn für eine Veranstaltung noch Personal fehlt, kommen grundsätzlich zwei Wege infrage.

Über einen Personaldienstleister oder eine Zeitarbeitsfirma können Betriebe Personal für einen bestimmten Zeitraum oder Einsatz buchen. Recruiting, Auswahl und Beschäftigung liegen dabei – abhängig vom jeweiligen Modell – weitgehend beim Anbieter.

Wer selbst inseriert, sucht dagegen direkt nach passenden Bewerbern. Der Betrieb veröffentlicht eine Stellenanzeige, führt die Auswahl selbst durch und beschäftigt die ausgewählten Kräfte direkt.

Beide Varianten haben ihre Berechtigung. Entscheidend ist, was im konkreten Fall wichtiger ist: möglichst wenig eigener Aufwand oder mehr Einfluss auf Auswahl, Kosten und Personalplanung.

Personalvermittlung: Was es kostet, wann es sich lohnt

Der große Vorteil eines Personaldienstleisters liegt auf der Hand: Ein Teil der Personalsuche und Organisation wird ausgelagert. Das kann besonders hilfreich sein, wenn kurzfristig jemand ausfällt, für ein Event schnell zusätzliche Kräfte benötigt werden oder im eigenen Betrieb schlicht die Zeit für die Personalsuche fehlt.

Dieser Service kostet entsprechend. Je nach Anbieter und Beschäftigungsmodell können beispielsweise Vermittlungsgebühren oder Aufschläge auf die Kosten der eingesetzten Kräfte anfallen. Wie hoch diese ausfallen, lässt sich nicht pauschal sagen. Dafür unterscheiden sich Anbieter, Leistungen, Regionen und Einsatzbedingungen zu stark. Es lohnt sich deshalb, mehrere Angebote einzuholen und nicht nur den Stundensatz, sondern auch die enthaltenen Leistungen miteinander zu vergleichen.

Gleichzeitig sollte man klären, wie viel Einfluss auf die konkrete Personalauswahl besteht. Wer beispielsweise Wert darauf legt, bestimmte Servicekräfte bei mehreren Veranstaltungen wieder einzusetzen, sollte vorab prüfen, ob und wie der jeweilige Anbieter das ermöglicht.

Für Betriebe, die nur gelegentlich zusätzliches Personal benötigen oder möglichst wenig eigenen Aufwand mit Recruiting und Beschäftigung haben möchten, kann dieser Weg sehr praktisch sein.

Selbst inserieren über Promotionbasis: Ablauf, Tempo, Einfluss auf die Personalauswahl

Die Alternative: Servicekräfte, Küchenhilfen oder anderes Eventpersonal selbst suchen und direkt einstellen.

Über eine Recruiting-Plattform wie Promotionbasis erstellen Sie dafür eine Stellenanzeige mit den gewünschten Einsatztagen und Anforderungen. Interessierte Kandidaten bewerben sich direkt bei Ihnen und Sie entscheiden selbst, wen Sie für Ihr Event einsetzen möchten.

Das ist besonders interessant, wenn Sie häufiger zusätzliches Personal benötigen oder selbst entscheiden möchten, wer bei Ihren Kunden und Gästen im Einsatz ist.

Bei Promotionbasis kommen erste Bewerbungen erfahrungsgemäß innerhalb von 24 Stunden. Sie können also sowohl für ein einzelnes Firmenevent eine Anzeige schalten als auch regelmäßig Personal für mehrere Veranstaltungen innerhalb der Saison suchen.

Neukunden erhalten bei der Registrierung außerdem 3.000 pbCoins Startguthaben. Damit lässt sich die erste Stellenanzeige im Wert von bis zu 60 Euro kostenfrei schalten. Eine Möglichkeit, die Personalsuche zunächst bei einem konkreten Event auszuprobieren. Einen Überblick über die Preise für weitere Anzeigen gibt die Übersicht der Job-Inserate.

Und auch nach der erfolgreichen Suche kann der Prozess digital weitergehen: Sobald Sie sich für eine passende Kraft entschieden haben und diese zugesagt hat, lässt sich der Arbeitsvertrag direkt über Promotionbasis digital abschließen. Damit können die Formalitäten bereits vor dem Einsatz erledigt werden statt erst am Veranstaltungstag.

Auch danach bleibt der Prozess digital: Mit dem Personalplanungs-Tool lassen sich die Einsätze der gebuchten Kräfte direkt in der Plattform planen – inklusive tagesgenauer Schichtplanung und Verfügbarkeitsabgleich. Gerade wenn mehrere Veranstaltungen kurz hintereinander liegen, behalten Sie so den Überblick, wer wann im Einsatz ist.

Natürlich bedeutet die eigene Personalsuche auch etwas mehr Arbeit. Bewerbungen müssen gesichtet und Kandidaten ausgewählt werden. Dafür behalten Sie den direkten Kontakt zu den Bewerbern und können sich mit der Zeit einen Kreis an Kräften aufbauen, die Sie bei späteren Veranstaltungen erneut ansprechen können.

Weihnachtsfeiern und Jahresabschluss-Events: Vorlauf zahlt sich aus

Gerade im November und Dezember kann es schnell eng werden. Firmenweihnachtsfeiern, Gala-Abende und Jahresabschlussveranstaltungen liegen häufig dicht beieinander und viele Catering-Unternehmen suchen zur gleichen Zeit nach zusätzlicher Unterstützung.

Deshalb lohnt es sich, den Personalbedarf möglichst früh zu prüfen. Das gilt unabhängig davon, welchen Weg Sie wählen: Auch Personaldienstleister haben in der Hochsaison nur begrenzte Kapazitäten, während gefragte Bewerber für beliebte Veranstaltungstermine schnell verplant sein können.

Wer selbst inseriert, verschafft sich mit einer frühzeitig veröffentlichten Anzeige vor allem mehr Auswahl. Je länger die Anzeige vor dem ersten Einsatz online ist, desto mehr Zeit bleibt, Bewerbungen zu sammeln, Kandidaten auszuwählen und das Team für die anstehenden Termine zusammenzustellen.

Agentur oder eigene Stellenanzeige – was passt zu Ihrem Bedarf?

Als Orientierung können Sie sich folgende Fragen stellen:

• Sie möchten möglichst wenig eigenen Aufwand mit der Personalsuche haben? Dann kann ein Personaldienstleister die passende Lösung sein.
• Sie benötigen über die Saison immer wieder zusätzliche Kräfte? Dann kann es sinnvoll sein, selbst zu inserieren und direkte Kontakte zu geeigneten Bewerbern aufzubauen.
• Sie möchten selbst entscheiden, wer bei Ihren Veranstaltungen arbeitet? Eine eigene Stellenanzeige gibt Ihnen mehr Einfluss auf die Auswahl.
• Sie benötigen aufgrund eines kurzfristigen Ausfalls sehr schnell Ersatz? Dann lohnt es sich, auch bei Personaldienstleistern nach verfügbaren Kräften zu fragen.
• Sie benötigen nur für einen einzelnen Veranstaltungstag Unterstützung? Beide Wege kommen infrage. Hier lohnt sich ein Vergleich von Aufwand, Kosten und verfügbarer Auswahl.

Der konkrete Personalbedarf entscheidet

Es gibt nicht den einen richtigen Weg zu Catering-Personal, nur den, der zu Ihrem Bedarf passt.

Wer möglichst wenig Zeit in Recruiting und Organisation investieren möchte, kann mit einem Personaldienstleister gut aufgestellt sein. Wer dagegen selbst auswählen möchte, welche Kräfte zum eigenen Betrieb und zu den jeweiligen Veranstaltungen passen, kann über eine eigene Stellenanzeige gezielt nach Personal suchen und den direkten Kontakt zu Bewerbern aufbauen.

Gerade bei wiederkehrendem Personalbedarf während der Event- und Weihnachtsfeier-Saison kann es sich lohnen, die eigene Personalsuche frühzeitig zu starten. So bleibt genügend Zeit, Bewerbungen zu sammeln und das Team für die kommenden Veranstaltungen zusammenzustellen.