Recruiting-Automatisierung: Grundlagen und Einrichtung

1. Screening-Flow anlegen

Öffnen Sie „Stellenanzeigen“ → „Screening-Flows“ → „Neuer Screening-Flow“ und legen Sie fest, welche Fragen Bewerber erhalten und ob die Befragung per Fragebogen, Telefoninterview oder beidem erfolgt. Alternativ nutzen Sie eine der fertigen Systemvorlagen von Promotionbasis.

Alle Details dazu finden Sie im Hilfeartikel „Screening-Flows und Telefoninterview“.

2. Filter und Matching-Kriterien festlegen

Starten Sie die Inserats-Schaltung für Ihre neue Anzeige. In Schritt 3 finden Sie „Filter / Matching“. Stellen Sie zuerst „Filter-/Matching-Kriterien aktivieren“ auf „Ja“.

Anschließend:

1. Aktivieren Sie die Kriterien, die für die Stelle wichtig sind.
2. Gewichten Sie jedes Kriterium von 1 bis 5.

Je höher die Gewichtung, desto wichtiger ist das Kriterium für die Stelle. Die Matching-Kriterien werden für die prozentuale Übereinstimmung verwendet und fließen außerdem als Information in die Vorqualifizierung ein.

Gut zu wissen: Dieser Schritt ist optional, wenn Sie Bewerber nur befragen möchten. Ohne Matching-Kriterien erhalten Bewerber die Fragen aus dem Screening-Flow, die Bewerbung bekommt aber keine Einstufung. Ein nicht erfülltes Matching-Kriterium führt nicht zum Ausschluss einer Bewerbung. Es wirkt sich auf die berechnete Übereinstimmung aus.

3. Recruiting-Automatisierung aktivieren

Direkt unter „Filter / Matching“ können Sie die Recruiting-Automatisierung aktivieren. Bei neu angelegten Power-, Top- und Flexi-Jobs ist „Recruiting-Automatisierung einrichten“ bereits mit „Ja“ vorbelegt.

Bei bereits geschalteten Anzeigen ist das später möglich:

• über „Bearbeiten“ → „Recruiting-Automatisierung“ oder
• über die entsprechende Aktion in der Stellenanzeigen-Liste.

Sie können anschließend festlegen:

• Vorauswahl: Sollen gut passende Bewerbungen automatisch in „In Prüfung / Vorauswahl“ verschoben werden?
• Screening-Flow bei neuer Bewerbung: Welcher Fragenablauf soll nach dem Bewerbungseingang starten?
• Screening-Flow beim Wechsel auf Interview/Auswahlprozess: Welcher Fragenablauf soll starten, wenn Sie eine Bewerbung in diesen Status setzen?

Beide Screening-Flows sind optional. Sie können unterschiedliche Flows für die erste Prüfung und die spätere Interviewvorbereitung verwenden.

Wichtig: Die Automatisierung greift nur bei Bewerbungen, die eingehen, nachdem die Recruiting-Automatisierung für die Anzeige aktiviert ist. Bei einer neu geschalteten Anzeige ist das von Anfang an der Fall. Haben Sie die Automatisierung erst später aktiviert, werden bereits eingegangene Bewerbungen nicht automatisch nachträglich vorqualifiziert oder befragt. Öffnen Sie dafür die einzelne Bewerbung und verwenden Sie „Neu vorqualifizieren“ beziehungsweise „Screening starten“.

Wenn Sie die Recruiting-Automatisierung später deaktivieren, werden neue Bewerbungen nicht mehr automatisch vorqualifiziert, vorausgewählt oder befragt. Manuelle Aktionen an einzelnen Bewerbungen bleiben weiterhin möglich.

Was passiert nach Eingang einer Bewerbung?

Sobald eine neue Bewerbung eingeht, kann die Automatisierung starten.

1. Die Bewerbung wird vorqualifiziert, sofern Matching-Kriterien hinterlegt sind.
2. Bei aktivierter Vorauswahl können Bewerbungen mit ausreichender Passung und Sicherheit der Einschätzung automatisch von „Neu“ auf „In Prüfung / Vorauswahl“ wechseln.
3. Der hinterlegte Screening-Flow startet. Der Bewerber erhält einen Fragebogen-Link per E-Mail oder wird innerhalb des festgelegten Zeitfensters angerufen.
4. Die Antworten werden an der Bewerbung gespeichert und können derzeit teilweise das Kandidatenprofil ergänzen.
5. Nach Abschluss des Screenings wird die Bewerbung mit den zusätzlichen Antworten erneut vorqualifiziert, sofern Matching-Kriterien hinterlegt sind.

Sind keine Matching-Kriterien hinterlegt, gibt es keine Einstufung. Der hinterlegte Screening-Flow startet trotzdem und der Bewerber erhält die Fragen.

Ergebnisse ansehen

Den Stand der Vorqualifizierung und des Screenings sehen Sie an mehreren Stellen.

• Bewerbungsliste: Die Spalten zur Vorqualifizierung und zum Screening zeigen den aktuellen Stand. Sie können nach den Einstufungen A, B und C filtern, nach dem Screening-Status filtern und nach der Vorqualifizierung sortieren.
• Bewerbungsboard: Neben dem Namen des Bewerbers sehen Sie die Einstufung A, B oder C.
• Einzelne Bewerbung: Im Abschnitt „Automatische Vorqualifizierung“ finden Sie Punktzahl, Einstufung und Details. Unter „Screening-Durchläufe“ sehen Sie gestellte Fragen, Antworten, den Verlauf des Screenings, gegebenenfalls Anruf-Historie und Gesprächstranskript sowie den Status der Profilübernahme. Derzeit zeigt die Spalte „Profil-Update“, ob eine Antwort in das Kandidatenprofil übernommen wurde.
• Stellenanzeige und Screening-Flow: Im Reiter „Screening-Durchläufe“ der Stellenanzeige sehen Sie alle zugehörigen Screenings. Auch am jeweiligen Screening-Flow können Sie die dazugehörigen Durchläufe einsehen.

Was die einzelnen Werte bedeuten, steht im Hilfeartikel „Vorqualifizierung und Vorauswahl verstehen“. Die Screening-Status werden im Hilfeartikel „Screening-Flows und Telefoninterview“ erklärt.

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