Recruiting-Automatisierung: Vorqualifizierung und Vorauswahl verstehen

Was zeigt die Vorqualifizierung?

• Punktzahl und Einstufung: 0 bis 100 Punkte. A (hohe Passung): ab 80 Punkten. B (mittlere Passung): 50 bis 79 Punkte. C (geringe Passung): unter 50 Punkten.
• Sicherheit der Einschätzung: Zeigt in Prozent, wie sicher sich die KI bei ihrer Einschätzung ist. Liegt sie unter 70 % oder kann sie nicht ermittelt werden, erscheint der Hinweis „Prüfung erforderlich“. Diese Bewerbungen sollten Sie selbst genauer ansehen. Die Vorauswahl verschiebt sie nicht automatisch.
• Zusammenfassung: Erklärt kurz und sachlich, wie die KI zu ihrer Einschätzung kommt.
• Stärken: Zeigt, welche Angaben für die Bewerbung sprechen.
• Lücken: Zeigt bis zu drei offene Punkte. Zu diesen Punkten kann die KI passende Rückfragen für das Screening formulieren. Bezieht sich eine Lücke auf ein nicht erfülltes Matching-Kriterium, wird die entsprechende Anforderung angezeigt.
• Übereinstimmung: Zeigt in Prozent, wie gut die von Ihnen hinterlegten Matching-Kriterien mit dem Kandidatenprofil übereinstimmen. Die Gewichtungen der Kriterien werden berücksichtigt.

Was bringen Matching-Kriterien?

Matching-Kriterien (unter „Filter / Matching“ in Ihrer Stellenanzeige) ergänzen und konkretisieren die Vorqualifizierung:

• Sie sind die Grundlage der prozentualen Übereinstimmung.
• Sie fließen als Information in die Einstufung ein.
• Sie machen Lücken konkreter: Ist ein Kriterium nicht erfüllt, wird die entsprechende Anforderung angezeigt.

Ohne aktiviertes Matching-Kriterium erhält eine Bewerbung keine Einstufung (keine Punktzahl, kein A/B/C), und die Vorauswahl greift nicht. Die Befragung per Screening-Flow läuft trotzdem: Der Bewerber erhält die Fragen.

Warum unterscheiden sich Übereinstimmung und Einstufung?

Übereinstimmung und Einstufung sind zwei verschiedene Werte. Die Übereinstimmung berechnet anhand Ihrer gewichteten Matching-Kriterien, wie viele Anforderungen erfüllt sind.

Die Einstufung berücksichtigt zusätzlich weitere Informationen, zum Beispiel:

• den Text Ihrer Stellenanzeige,
• Angaben im Kandidatenprofil,
• Berufserfahrung,
• einen individuellen Bewerbungstext und
• Antworten aus dem Screening.

Deshalb können beide Werte unterschiedlich ausfallen.

Welche Daten berücksichtigt die KI?

Die KI ist darauf ausgerichtet, ausschließlich die jobbezogene Eignung einer Bewerbung zu beurteilen. Persönliche Profilangaben wie Name, Geburtsdatum beziehungsweise Geburtsjahr, Geschlecht, Foto und Kontaktdaten werden nicht als eigenständige Profilfelder an die KI übergeben und fließen daher nicht in die Vorqualifizierung ein. Zudem ist die KI angewiesen, persönliche Merkmale wie Alter, Geschlecht, Herkunft, Nationalität, Familienstand oder Gesundheit weder im Gespräch abzufragen noch zur Beurteilung der beruflichen Eignung heranzuziehen.

Texte, die Bewerber selbst verfassen, etwa der individuelle Bewerbungstext, werden als Ganzes berücksichtigt. Auch für diese Texte gilt: Die KI ist angewiesen, persönliche Merkmale nicht zur Beurteilung der beruflichen Eignung heranzuziehen.

Sie behalten die Kontrolle

Die KI unterstützt Sie bei der Einschätzung einer Bewerbung. Sie entscheidet nicht über den weiteren Bewerbungsprozess und spricht selbst keine Zu- oder Absagen aus.

Sie können eine Vorqualifizierung:

• bestätigen,
• überstimmen,
• verwerfen oder
• über „Neu vorqualifizieren“ erneut berechnen lassen.

Die Aktionen „Bestätigen“, „Überstimmen“ und „Verwerfen“ ändern den Prüfstatus der Vorqualifizierung, nicht jedoch die Punktzahl oder den Bewerbungsstatus. Promotionbasis dokumentiert, wer eine Vorqualifizierung geprüft hat und wann.

Vorauswahl nutzen

Mit der Einstellung zur automatischen Vorauswahl können passende Bewerbungen automatisch vorsortiert werden. Eine Bewerbung wechselt von „Neu“ auf „In Prüfung / Vorauswahl“, wenn alle folgenden Bedingungen erfüllt sind:

1. Sie erhält die Einstufung A oder B, also mindestens 50 Punkte.
2. Die Sicherheit der Einschätzung liegt bei mindestens 70 %.
3. Die Bewerbung befindet sich noch im Status „Neu“.

Alle anderen Bewerbungen bleiben auf „Neu“.

Diese Prüfung erfolgt auch nach einer erneuten Vorqualifizierung. Wird eine Bewerbung manuell auf „Neu“ zurückgesetzt, kann sie bei einer späteren Neuberechnung erneut automatisch in „In Prüfung / Vorauswahl“ verschoben werden.

Die Vorauswahl trifft keine Entscheidung über Zu- oder Absagen. Sie hilft Ihnen lediglich dabei, geeignete Bewerbungen schneller zu erkennen.

Wann wird die Vorqualifizierung aktualisiert?

Nach einem abgeschlossenen Screening wird die Bewerbung erneut vorqualifiziert, wenn die Automatisierung aktiviert ist und Matching-Kriterien vorhanden sind. Ändern sich später relevante Angaben im Kandidatenprofil oder bestimmte Einstellungen der Stelle, wird die vorhandene Vorqualifizierung als „Veraltet“ gekennzeichnet. Die Neuberechnung erfolgt in der folgenden Nacht. Auch Änderungen an Beschäftigungsarten oder der geografischen Zuordnung einer Stelle können eine Neuberechnung auslösen.

Gut zu wissen:

• Über „Neu vorqualifizieren“ können Sie die Vorqualifizierung manuell erneut anstoßen.
• Haben sich die relevanten Daten nicht geändert, bleibt die bisherige Vorqualifizierung bestehen.
• Bei einer Neuberechnung mit geändertem Ergebnis wird eine frühere Prüfung zurückgesetzt.
• Ist die Vorqualifizierung als „Fehlgeschlagen“ markiert, erfolgt keine automatische nächtliche Wiederholung. Nutzen Sie in diesem Fall „Neu vorqualifizieren“.

Änderungen am reinen Text der Stellenanzeige lösen für sich genommen keine automatische Neuberechnung aus.

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