Recruiting-Automatisierung: Screening-Flows und Telefoninterview

Screening-Flow anlegen

Öffnen Sie:

„Stellenanzeigen“ → „Screening-Flows“ → „Neuer Screening-Flow“

Die Einrichtung besteht aus vier Schritten.

1. Allgemeine Angaben: Vergeben Sie eine Bezeichnung für Ihren Flow und legen Sie die Ansprache fest: „Förmlich (Sie)“ oder „Locker (Du)“. Derzeit können Sie hier außerdem bestimmen, ob geeignete Antworten ins Kandidatenprofil übernommen werden dürfen. Für Telefoninterviews lässt sich zusätzlich ein eigenes Briefing mit Hinweisen zur Gesprächsführung hinterlegen.
2. Fragen: Wählen Sie Standardfragen aus, ergänzen Sie eigene Fragen und aktivieren Sie bei Bedarf die Rückfragen zu offenen Punkten aus der Vorqualifizierung. Ein Flow muss mindestens eine beantwortbare Frage enthalten.
3. Angaben zur Durchführung: Legen Sie fest, ob die Befragung online, telefonisch oder über eine Kombination erfolgt. Bei Telefoninterviews können Sie außerdem die Anrufversuche, Gesprächsdauer und Anrufzeiten festlegen.
4. Zusammenfassung: Prüfen Sie Ihre Einstellungen und speichern Sie den Flow. Eigene Fragen und ein gegebenenfalls hinterlegtes Briefing werden dabei automatisch auf zulässige Inhalte geprüft.

Systemvorlagen verwenden

Promotionbasis stellt drei vorgefertigte Screening-Flows bereit, mit denen Sie ohne eigene Konfiguration starten können.

• Kurz-Screening (max. 3 Minuten Gesprächsdauer): Grundlegende Informationen, beispielsweise Verfügbarkeit, Beschäftigungsarten, Einsatzort und Mobilität.
• Standard-Screening (max. 5 Minuten): Ergänzt die grundlegenden Fragen um Berufserfahrung, Gehaltsvorstellung und Motivation.
• Interview-Vorbereitung (max. 5 Minuten): Konzentriert sich auf offene Punkte aus der Vorqualifizierung und mögliche Einsatztermine.

Die Vorlagen sind in der Screening-Flow-Liste mit „Systemvorlage“ gekennzeichnet. Sie können diese Vorlagen direkt verwenden oder über „Screening-Flow kopieren“ eine eigene Kopie erstellen und anpassen. Systemvorlagen können nicht direkt bearbeitet oder archiviert werden.

Welche Fragen können Sie stellen?

Ein Screening-Flow kann Fragen aus drei Quellen enthalten.

Standardfragen

Promotionbasis stellt vorformulierte Fragen bereit, zum Beispiel zu:

• Verfügbarkeit,
• Führerschein,
• Sprachen,
• Fähigkeiten,
• Beschäftigungsarten,
• Gehaltsvorstellung oder
• Einsatzterminen.

Fragen mit der Kennzeichnung „(→ Profil)“ können derzeit das Kandidatenprofil ergänzen.

Eigene Fragen

Sie können pro Screening-Flow bis zu fünf eigene Fragen anlegen. Folgende Antworttypen stehen zur Verfügung:

• Freitext: für offene Fragen
• Einfachauswahl: eine Antwort aus mehreren Optionen, z. B. Ja/Nein
• Mehrfachauswahl: mehrere mögliche Antworten
• Zahl: z. B. Stunden pro Woche
• Datum: z. B. ein Wunschtermin
• Systemhinweis: Information für den Bewerber ohne Antwortmöglichkeit

Eigene Fragen können nicht automatisch ins Kandidatenprofil übernommen werden. Eigene Fragen und Briefings werden beim Speichern automatisch geprüft.

Nicht zulässig sind unter anderem Fragen zu:

• Alter,
• Geschlecht,
• Herkunft oder Nationalität,
• Religion,
• Gesundheit oder Behinderung,
• Familienstand oder Schwangerschaft und
• anderen nicht jobbezogenen persönlichen Merkmalen.

Auch themenfremde Fragen und Anweisungen, die den KI-Assistenten unzulässig steuern sollen, werden abgelehnt. Wird eine Eingabe abgelehnt, erscheint eine Begründung. Ihre Eingaben bleiben erhalten und können angepasst werden.

Offene Punkte aus der Vorqualifizierung

Optional kann die KI bis zu drei offene Punkte aus einer Bewerbung automatisch nachfragen. Diese Fragen unterscheiden sich je nach Bewerbung.

Warum werden nicht immer alle Fragen gestellt?

Der Screening-Flow berücksichtigt Informationen, die bereits vorhanden sind. Eine Frage wird ausgelassen, wenn die Antwort:

• schon im Kandidatenprofil steht oder
• für dieselbe Bewerbung bereits beantwortet wurde oder
• bei einer Rückfrage zu einem offenen Punkt bereits durch ein erfülltes Matching-Kriterium geklärt ist.

Standardfragen werden dabei auch über verschiedene Screening-Flows hinweg berücksichtigt. Bei eigenen Fragen wird geprüft, ob diese bereits innerhalb desselben Flows beantwortet wurden. Übersprungene Fragen können erneut gestellt werden. So werden Bewerber nicht unnötig doppelt gefragt.

Sprachen und Fähigkeiten gezielt abfragen

Fehlende Sprachen und Fähigkeiten können gezielt nachgefragt werden.

Beispiel: Sie verlangen unter „Filter / Matching“ Spanischkenntnisse. Im Kandidatenprofil ist Spanisch nicht hinterlegt. Wenn im Screening-Flow die Standardfrage „Sprachen“ aktiviert ist, kann automatisch gefragt werden: „Sprechen Sie Spanisch? Wenn ja, wie gut?“ Der Bewerber kann anschließend sein Sprachniveau angeben. Dasselbe gilt für Fähigkeiten.

Dafür muss im Screening-Flow die Standardfrage „Sprachen“ beziehungsweise „Fähigkeiten“ ausgewählt sein. Je nach vorhandenen Profilangaben kann zusätzlich eine allgemeine Frage zu weiteren Sprachen oder Fähigkeiten gestellt werden.

Fragebogen oder Telefoninterview?

Sie entscheiden pro Screening-Flow, wie Bewerber befragt werden.

Fragebogen-Link

• Ablauf: Der Bewerber erhält einen Link per E-Mail und beantwortet die Fragen online.
• Voraussetzung: E-Mail-Adresse
• Kosten: im Inserats-Produkt enthalten
• Zeitpunkt: Der Bewerber antwortet selbstständig.
• Ergebnis: Antworten
• Geeignet für: viele Bewerbungen und strukturierte Fragen

Telefoninterview

• Ablauf: Der Voice-AI-Assistent ruft den Bewerber an.
• Voraussetzung: anrufbare deutsche Nummer
• Kosten: Kosten pro Anruf und Gesprächsminute
• Zeitpunkt: innerhalb Ihres Anruf-Zeitfensters
• Ergebnis: Antworten, Anruf-Historie und Gesprächstranskript
• Geeignet für: schnelle Klärung und offene Fragen

Fragebogen und Telefoninterview kombinieren

Unter „Art der Befragung“ können Sie neben den einzelnen Befragungswegen auch die Kombination „Telefoninterview, sonst Fragebogen-Link“ auswählen. Zunächst versucht der Voice-AI-Assistent, den Bewerber telefonisch zu erreichen.

• Ist bereits beim Start kein Telefoninterview möglich, beispielsweise weil keine anrufbare Nummer vorliegt, erhält der Bewerber direkt den Fragebogen-Link per E-Mail.
• Bleiben alle Anrufversuche erfolglos, wird anschließend der Fragebogen-Link verschickt.
• Findet ein Gespräch statt, bleiben aber Fragen unbeantwortet, erhält der Bewerber einen Fragebogen mit den noch offenen Fragen.

Für den Wechsel zum Fragebogen muss eine E-Mail-Adresse vorhanden sein.

Gut zu wissen zum Fragebogen

Der Fragebogen-Link bleibt sieben Tage nach der letzten Aktivität des Bewerbers gültig. Der Bewerber kann die Bearbeitung unterbrechen und später über denselben Link fortsetzen.

• Die Fragen werden einzeln angezeigt.
• Optionale Fragen können übersprungen werden.
• Pflichtfragen müssen beantwortet werden.
• Bereits gegebene Antworten können während der Bearbeitung korrigiert werden.

Gut zu wissen zum Telefoninterview

Kosten

Ein zustande gekommener Anruf kostet:

• 0,50 € Grundgebühr pro Anruf
• plus 0,25 € je angefangener Gesprächsminute

Ein Gespräch von etwas mehr als drei Minuten kostet damit beispielsweise 1,50 €. Für einen Anruf, der auf der Mailbox landet, wird nur die Grundgebühr von 0,50 € berechnet. Nicht angenommene, besetzte oder fehlgeschlagene Anrufe werden nicht berechnet. Die Abrechnung erfolgt monatlich.

Welche Nummer wird angerufen?

Angerufen wird die im Mobilnummernfeld des Bewerberprofils hinterlegte deutsche Rufnummer. Auch eine dort gespeicherte deutsche Festnetznummer kann verwendet werden. Ausländische Nummern und Sondernummern werden nicht angerufen.

Hinweis auf automatischen Anruf und Aufzeichnung

Zu Beginn des Gesprächs erklärt der Assistent, dass es sich um einen automatischen Anruf handelt. Außerdem weist er auf die Aufzeichnung und Transkription des Gesprächs hin.

Pflichtfragen und unbeantwortete Fragen

Die Einstellung „Pflichtfrage“ gilt nur für den Online-Fragebogen. Bleibt bei „Nur Telefoninterview“ eine Frage unbeantwortet, wird sie als „übersprungen“ angezeigt. Bei „Telefoninterview, sonst Fragebogen-Link“ erhält der Bewerber einen Online-Fragebogen mit den noch offenen Fragen, sofern eine E-Mail-Adresse vorhanden ist. Dort gilt die festgelegte Pflicht wieder.

Einsatztermine

Der Voice-AI-Assistent fragt Einsatztermine nur ab, wenn die Stellenanzeige höchstens fünf zukünftige Termine enthält.

Anrufversuche festlegen

Sie können bestimmen:

• wie oft der Bewerber angerufen wird (maximal fünf Versuche),
• in welchem Abstand die Versuche erfolgen,
• wie lange ein Gespräch maximal dauern darf und
• zu welchen Zeiten angerufen werden soll.

Die maximale Gesprächsdauer kann zwischen 1 und 10 Minuten liegen. Machen Sie keine Angabe, beträgt sie 5 Minuten. Ohne eigenes Zeitfenster ruft der Assistent montags bis samstags zwischen 9 und 20 Uhr deutscher Zeit an.

Telefoninterview kostenlos testen

Sie möchten wissen, wie sich ein Telefoninterview für Bewerber anhört? Mit der Funktion „Anruf testen“ können Sie einen kostenlosen Demo-Anruf auf eine deutsche Mobil- oder Festnetznummer starten, ohne einen Bewerber anzurufen.

Sie finden die Funktion unter anderem:

• in der Info-Box über der Stellenanzeigen-Liste,
• in der Info-Box über der Screening-Flow-Liste oder
• an der Stellenanzeige unter „Bearbeiten“ → „Anruf testen“.

Wählen Sie eine Stellenanzeige aus, geben Sie die Telefonnummer ein und klicken Sie auf „Anruf starten“. Der Assistent ruft die angegebene Nummer an und stellt einige allgemeine Fragen, beispielsweise zum frühesten Einstieg, zur Berufserfahrung oder zur Mobilität.

Dabei gilt:

• Ein Testanruf dauert höchstens drei Minuten.
• Sie können bis zu drei Testanrufe innerhalb von 24 Stunden starten.
• Der Test verursacht keine Kosten.
• Es wird kein Screening-Durchlauf erstellt.
• Das Testgespräch wird nicht aufgezeichnet oder gespeichert.

Wichtig: Der Demo-Anruf verwendet allgemeine Beispielfragen. Die Fragen und Einstellungen Ihres eigenen Screening-Flows werden dabei nicht übernommen.

Screenings steuern

Screening beim Wechsel auf Interview/Auswahlprozess

Sie können einen Screening-Flow festlegen, der automatisch startet, sobald Sie eine Bewerbung in den Status „Interview/Auswahlprozess“ setzen. Wählen Sie dazu in der Recruiting-Automatisierung Ihrer Stellenanzeige einen Flow unter „Screening-Flow beim Wechsel auf Interview/Auswahlprozess“ aus. Das eignet sich beispielsweise, um vor einem persönlichen Gespräch noch offene Informationen zu klären.

Dieser Flow ist unabhängig vom Screening direkt nach Bewerbungseingang. Sie können beides kombinieren, zum Beispiel eine kurze Befragung bei Eingang der Bewerbung und eine Interview-Vorbereitung beim Statuswechsel. Sie können aber auch nur den Flow für den Statuswechsel festlegen. Dann erhalten Bewerber keine automatische Befragung bei Bewerbungseingang, sondern erst dann Fragen, wenn Sie sie in den Status „Interview/Auswahlprozess“ setzen.

• Derselbe Screening-Flow wird pro Bewerbung nur einmal gestartet.
• Läuft beim Statuswechsel bereits ein anderer Screening-Durchlauf, startet der zusätzliche Flow nicht automatisch.
• Ein ausgefallener Durchlauf wird nicht nachträglich automatisch gestartet. Sie können ihn bei Bedarf manuell über „Screening starten“ auslösen.

Screening bei Job-Einladungen

Auch beim Versand einer Job-Einladung können Sie einen Screening-Flow mitsenden. Der Fragebogen-Link befindet sich dann direkt in der Einladung.

Dafür eignen sich ausschließlich Screening-Flows mit:

• „Nur Fragebogen-Link“ und
• ohne die Abfrage offener Punkte aus der Vorqualifizierung.

Telefoninterviews sind bei Job-Einladungen nicht möglich. Bewirbt sich der eingeladene Kandidat später, kann der Screening-Durchlauf der Bewerbung zugeordnet werden.

Screening für eine einzelne Bewerbung starten

1. Öffnen Sie die Bewerbung.
2. Klicken Sie auf „Screening starten“.
3. Wählen Sie den gewünschten Screening-Flow aus.

Der in der Stellenanzeige hinterlegte Flow ist bereits vorausgewählt. Solange für eine Bewerbung ein Screening aussteht, läuft oder pausiert ist, kann kein weiterer Durchlauf gestartet werden. Ist ein Start nicht möglich, zeigt Promotionbasis den entsprechenden Grund an.

Was bedeuten die Screening-Status?

• Ausstehend: Der Durchlauf wurde angelegt, aber die Befragung hat noch nicht begonnen.
• Läuft: Der Fragebogen-Link wurde verschickt oder ein Anruf gestartet.
• Pausiert: Die Befragung wurde vorübergehend angehalten.
• Abgeschlossen: Die Befragung wurde beendet und ausgewertet.
• Abgebrochen: Der Durchlauf wurde ohne regulären Abschluss beendet, bspw. nach 7 Tagen ohne Aktivität.

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