Tipps für effektivere Meetings (Teil 1)

Wann, wie oft und wie lange sind Meetings angebracht?

Die optimale Uhrzeit für ein Meeting liegt zwischen 10 Uhr und 12 Uhr. Zu diesem Zeitpunkt hat der menschliche Körper sein Tageshoch erreicht und ist somit am aufnahmefähigsten. Die optimale Dauer und die optimale Häufigkeit von Meetings sind zwei voneinander abhängige Faktoren. Eine gute Dauer für ein Meeting hinsichtlich der Leistungsfähigkeit beträgt 60 Minuten. Kritisch für die Konzentration wird es dann, wenn ein Meeting länger als 90 Minuten dauert. Lässt sich dies nicht vermeiden, ist zwingend eine Pause erforderlich. Als Faustregel gilt, je häufiger Sie in der Woche Meetings durchführen, desto kürzer sollten diese sein. Sie könnten theoretisch täglich ein Meeting von ca. 15-30 Minuten ansetzen. Dies ist dann der Fall, wenn Ihr Business von tagesabhängigen Ereignissen abhängig ist. In täglichen Meetings kann beispielsweise der Vorgesetzte mit seinen Mitarbeitern den bevorstehenden Ablauf des Arbeitstages besprechen. In den meisten Firmen gibt es jedoch Themen, die mehr Gesprächsbedarf am Stück benötigen. Daher ist es empfehlenswert, wenn Sie zwei bis drei Meetings in der Woche mit jeweils 60 Minuten Gesprächszeit anstreben. Achten Sie darauf, dass Sie eine Gesamtgesprächszeit von 3 Stunden pro Woche nicht überschreiten.

Wie informiere ich meine Mitarbeiter über Meetings?

Die gängigste Methode, die vermutlich jedem bekannt ist, ist Microsoft Outlook. Über die Kalenderfunktion können Sie ein Meeting erstellen. Diese Information wird an Ihre Mitarbeiter weitergeleitet und Sie bekommen im Optimalfall direkt Feedback über Zu- oder Absagen. Die Pop-up-Fenster-Funktion von Outlook sorgt zudem dazu, dass jeder Mitarbeiter kurz vor Meeting-Beginn erinnert wird. Im Homeoffice bewährt sich dies zudem sehr im Zusammenspiel mit Microsoft Teams. Einige Alternativen zu Outlook bieten Anbieter wie Thunderbird oder eM Client. Da die meisten Firmen mit Outlook arbeiten, sind Alternativen meist nur mit unnötigen Schulungen für Ihre Mitarbeiter verbunden und selten empfehlenswert. Streben Sie stattdessen eine Ergänzung der Kommunikation neben Outlook im Unternehmen an. Wenn Sie ein routinemäßiges Meeting in der Woche einführen, dann wird jeder Mitarbeiter auch ohne Outlook an diesen festen Termin denken. Viele Firmen setzen zudem in der letzten Zeit wieder altmodisch auf Info-Boards in Gemeinschaftsräumen. Das bietet eine Alternative zum EDV-lastigen Alltag und gibt insbesondere Büromitarbeitern einen Grund, sich zur Bewegung zu animieren. Wenn Sie in einem großen Unternehmen arbeiten und planen eine Zusammenkunft der ganzen Firma, dann gibt es auch andere Methoden. Beliebt ist hierbei die klassische Firmenzeitung, die heutzutage meist in digitaler Form angeboten wird.

Was sollte das Ziel eines Meetings sein?

Die Vorbereitung eines Meetings ist der zeitlich aufwendigste und somit wichtigste Teil. Nachdem Zeit und Ort geklärt sind, müssen Sie in erster Linie das Ziel des Meetings definieren. Das Entwickeln neuer Verkaufsstrategien, die Steigerung der Produktivität oder das Verbessern des Arbeitsklimas können Ziele sein. Jedoch werden Sie keines der genannten Beispiele als Ziel in einem Meeting erreichen. Denn bei der Definition eines Ziels ist es stets wichtig, die Smart-Formel einzuhalten. Das bedeutet Ihr Ziel muss spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert sein. Haben Sie also das Hauptziel Ihre Produktivität zu steigern, kann das nicht das Ziel Ihres Meetings sein, da es nicht spezifisch genug formuliert ist. Für Ihr Meeting müssen Sie also ein Teilziel definieren. Bei Teilzielen handelt es sich um Meilensteine, die zwingend zum Erreichen eines Hauptzieles angestrebt werden müssen. Im Beispiel der Produktivität heißt das Ziel des Meetings: Ideenfindung zur Ermittlung einer Strategie der Produktivitätssteigerung. Um dieses Ziel des Meetings zu erreichen, müssen Sie Fragen erstellen, die es zwingend zu beantworten gilt. Im Anschluss machen Sie sich Gedanken darüber, mit welchen Medien Sie Ihre Informationen weitergeben möchten. Die Kernfrage ist dabei: Was muss jeder Teilnehmer wissen, damit das Ziel des Meetings erreicht werden kann? Hier müssen Sie alle wichtigen Informationen zusammentragen. Bei Beginn des Meetings teilen Sie dann beispielsweise Handouts aus oder führen eine Präsentation vor.

Wer sind die Teilnehmer und welche Aufgaben gibt es?

Die Qualität und die Quantität der Teilnehmer sind entscheidend. Die Frage, die sich insbesondere bei größeren Firmen stellt, ist, wer die fachliche Qualifikation hat, um aktiv ein Gesprächsziel zu erreichen. Falls Sie in einem kleineren Unternehmen mit einer überschaubaren Anzahl an Mitarbeitern tätig sind, sollten Sie abhängig vom Thema stets alle Angestellten mit einbeziehen. Das perfekte Meeting sieht so aus, dass jeder Teilnehmer möglichst die gleiche Gesprächszeit bekommt. Die optimale Teilnehmerzahl unter Berücksichtigung der o. g. Maximalzeit bei Meetings liegt bei fünf bis sieben Personen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie das Meeting online oder im Konferenzraum stattfinden lassen möchten. Stehen die Teilnehmer fest, bestimmen Sie einen Gesprächsführer. Der Gesprächsführer hat die Aufgabe, das Meeting so zu lenken, damit das Gesprächsziel erreicht wird. Meist übernimmt diese Aufgabe ein Vorgesetzter, jedoch kann es von Vorteil sein, wenn auch ein anderer Mitarbeiter diese verantwortungsvolle Aufgabe bekommt.

Welche Gesprächsatmosphäre sollte angestrebt werden?

Sorgen Sie bei Meetings stets für eine lockere Gesprächsatmosphäre. Small Talk ist dabei nicht nur erwünscht, sondern ein Muss. Privatgespräche in offiziellen Firmensitzungen in Anwesenheit der Vorgesetzten haben mehrere Vorteile. In erster Linie herrscht von Anfang an ein angenehmes Gesprächsklima. Hierbei können Sie mit einem lockeren Witz starten oder ihre Wochenendaktivitäten zusammenfassen. Erfahrungsgemäß wird Small Talk schnell erwidert. So kommt jeder einmal zu Wort und lockert seine Zunge. Das sind optimale Voraussetzungen für ein erfolgreiches Meeting. Ein weiterer Vorteil insbesondere für Vorgesetzte ist, dass sie dadurch ihre Mitarbeiter besser kennenlernen. Das Privatleben eines Menschen sagt mehr aus als jede Bewerbungsmappe. Die wahren Stärken und Schwächen eines Mitarbeiters zeigen sich somit deutlicher als die Angaben im Bewerbungsgespräch. Darüber hinaus bieten sich für aufmerksame Führungskräfte bessere Optionen. Sätze wie: „Frau Müller, Sie haben doch einen 12-jährigen Sohn. Glauben Sie, dass er sich mit unserem Produkt angesprochen fühlt?“ kommen dadurch erst zustande. Small Talk ist ein wesentlicher Bestandteil einer Besprechung. Sowohl der Gesprächsfluss des Meetings als auch die Wertschätzung der Mitarbeiter werden Sie dadurch fördern. Der Gesprächsführer hat jedoch dafür Sorge zu tragen, dass sich die Privatgespräche in Grenzen halten. Wenn es ihm gelingt eine perfekte Brücke zwischen Privatem und Geschäftlichem zu bauen, steht dem Erreichen des Gesprächszieles nichts mehr im Wege.